PROJECT INTEGRATION MANAGEMEMNT

PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

A.       PROJECT SCOPE MANAGEMENT

·         Merupakan proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan.

·         Berhubungan dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

·         proses yang diperlukan untuk memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses.

Tahap-tahap dalam scope management yaitu:

1.       Plan Scope Management

Proses Menciptakan rencana ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek  Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.

2.      Collect Requirement

Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek

3.      Define Scope

Adalah proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk

Selama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan proyek dengan spesifikasi yang sangat detil  melebihi infomasi yang telah diketahui dari proyek tersebut.

Resiko dan asumsi yang ada di analisa sedetil mungkin dan menambahkan resiko dan asumsi tambahan bila diperlukan.

4.       Create WBS

WBS (Work Breakdown Structure): adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.

5.       Validate Scope

Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project  diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.

6.       Control Scope

proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya

B.        PROJECT   TIME   MANAGEMENT

•    Project Time Management adalah suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien.  

•    Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

•    Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun, mencapai waktu penyelesaian suatu proyek itu tidak mudah

Tahapan-tahapan dalam Project Time Management :

1. Plan Schedule Management

2. Define Activities

3. Sequence Activities

4. Estimate Activity Resources

5. Estimate Activity Duration

6. Develop Schedule

7. Control Schedule

1.          Plan  Schedule Management

•    Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.

•    Manfaat utama dari proses ini adalah menyediakan bimbingan dan arahan tentang bagaimana jadwal proyek akan dikelola selama proyek berlangsung.

2.         Define Activities

•    Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan   dalam    suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas. Tujuan utama dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja.

•    Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

3.         Sequence Activities

•    Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek. Dengan tujuan dapat meninjau kembali kegiatan yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungan kegiatan satu dengan yang lain sehingga mengetahui urutan kegiatan.

•    Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas. 

4.         Estimate  Activity  Resource

•    Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas. Estimate Activity Resources menghitung setiap tipe sumber daya yang dibutuhkan.

•    Jadi kita harus dapat menganalisis sumber daya apa yang di butuhkan untuk membangaun project agar sesuai dengan yang di inginkan

5.         Estimate Activity Duration

•    Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

•    Estimate Activity Durations Merupakan proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.

6.         Development Schedule

•   Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan.

•   Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.

7.         Control Schedule

Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

C.    PROJECT COST MANAGEMENT

•      Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

•      Dimulai dengan memperkirakan, alat vital di Project Cost Manajement, data historis aktual digunakan untuk merencanakan secara akurat semua aspek proyek. Karena proyek akan terus berlanjut, kontrol pekerjaan menggunakan data dari estimasi dengan informasi yang dilaporkan dari lapangan untuk mengukur biaya dan produksi dalam proyek. Dari inisiasi proyek sampai selesai, proyek manajemen biaya memiliki tujuan untuk menyederhanakan dan murahnya pengalaman proyek.

•      Pengertian Cost Dan Project Cost Manajemen
Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb

•      Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

•      Pentingnya Project Cost Manajemen
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek

Tahapan-tahapan dalam Project Cost Management:

1.        Plan Cost Management

•    Plan Cost Management :Inputs
 Project management plan
Info yang digunakan untuk mengembangkan cost planning.

a)      Project Charter
Rekapitulasi keuangan & persyaratan persetujuan proyek.

b)      Enterprise Environmental Factors
Faktor dari lingkungan yang mempengaruhi cost planning.

c)      Organization Procces Assets
Aset-aset organisasi yang mungkin saja bisa digunakan baik itu berupa peralatan maupun pengalaman.

•      Plan Cost Management: Tools and Techniques

a)      Expert Judgement
Penilaian tentang pengambilan keputusan.2.2 Analytical Techique
Menganalisis rencana pembuatan proyek dapat dipilih strategi pendanaan proyek apakah self-funding, funding with equity, atau funding with debt.

b)      Meetings
Diadakan planning meeting untuk mengembangkan cost planning

·  Plan Cost Management: Outputs
Cost Management Plan
Menggambarkan dan mendeskripsikan bagaimana project cost akan direncanakan dan dikendalikan.

2.        Estimate Cost

·      Estimate Cost: Inputs
Cost Management Plan

a)      Human Resource Management

b)      Scope Baseline

c)      Project Schedule
Risk Register.

d)     Enterprise Enviromental Factors

e)      Organizational Process Assets

·  Estimate Cost: Tools and Techniques

a)      Expert Judgement2.2 Analogous Estimating
Mengestimasi biaya dengan biaya dari proyek lain yang mirip.

b)      Parametric Estimating
Memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika.

c)      Bottom-up Estimating
Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek.

d)     Three-point Estimating
Program evaluation and review technique (PERT). menggunakan tiga perkiraan untuk mendefinisikan berbagai perkiraan biaya :

1)      Most likely (CM).

2)      Optimistic (CO)

3)      Pessimistic (CP)

e)      Reverse Analysis

Analisis PERT (CE) , Expecting :

CE = (CO + 4 CM + CP) / 6

Analisis Triangular ::

CE = (CO + CM + CP) / 3

f)       Cost of Quality

Menggambarkan semua biaya yang berkaitan dengan kualitas yang sesuai dengan persyaratan proyek.

g)      Vendor bid Analysis

h)      Project Management Software

i)         Group Decision-making Techniques
Pendekatan berbasis tim berguna untuk melibatkan anggota tim untuk meningkatkan akurasi perkiraan dan komitmen.

·         Estimate Cost: Outputs

a)      Activity Cost Estimates
Penilaian kuantitatif tentang berapa banyak sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan.3.2 Basis of Estimates
Rincian pendukung atau dasar untuk perkiraan biaya.

b)      Project Documents Updates
Memperbarui dokumen proyek apapun yang dipengaruhi oleh biaya-biaya atau informasi yang diperoleh.

3.        Determinate Budget

•      Determine Budget: Inputs

a)      Cost Management Plan

b)      Scope Baseline

c)      Activity Cost Estimate
Perkiraan tentang berapa banyak daftar kegiatan yang dikenakan biaya

d)     Bassist of Estimates

e)       Project Shedule

f)       Resource Calendars
Informasi tentang sumber daya yg dikerahkan untuk proyek ini dan kapan tersedianya.

g)      Risk Register

h)      Ageements
Menentukan budget harus merujuk pada agreements info maupun cost yang berhubungan dengan produk, servis, atau hasil.

i)        Organizational Process Asstes

·  Determine Budget: Tools and Technique

a)       Cost Aggregation
Mengagregasi biaya dari tingkat aktivitas ke tingkat paket pekerjaan.

b)      Reverse Analysis

4.        Control Cost

•      Control Cost: Inputs

a)       Project Management Plan

b)      1.2 Project Funding Requirement

c)      Work Performance Data
Menggambarkan status dan biaya kegiatan proyek pada saat ini hingga akhir yang mencakup proyek dari awal sampai dengan selesai.

d)     Organizational Process Assets

•      Control Costs: Tools and Techniques

a)      Earned Value Management

b)      Forecasting

c)       To-complete perfomance index (TCPI)

d)        Performance Reviews
Kinerja dinilai dalam hal biaya, jadwal, kinerja teknis, dan risiko.

e)         Project Management Software
Perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu dalam perencanaan, pemantauan, dan pengendalian kinerja proyek, termasuk kinerja biaya.

f)         2.6 Reserve Analysis
Analisis cadangan untuk mengantisipasi hal-hal lain selama penggunaan budget proyek.

·         Control Costs: Outputs

a)      Work Performance Information
Menunjukkan bagaimana kegiatan proyek yang benar-benar berkembang dalam kaitannya dengan anggaran yang direncanakan dan jadwal.3.2 Cost Forecasts
Perubahan pada biaya dasar yang telah disetujui. Jumlah ini umumnya direvisi hanya dalam menanggapi perubahan lingkup.

b)      Change Request

c)      Project Management Plan Updates

d)     Project Documents Updates
Pembaruan dokumen biaya proyek untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat dalam melaksanakan proyek.

e)      Organizational Process assets updates
Memperbarui aset proses organisasi agar proyek tetap berjalan lancar.

D.    PROJECT QUALITY MANAGEMENT

Management quality  melengkapi management project :

·         Customer Satisfaction :Pemahaman, evaluasi, pendefinisian dan mengelola ekspektasi sehingga persyaratan pelanggan dipenuhi.

·         Prevention Over Inspection :Salah satu prinsip dasar manajemen mutu adalah direncanakan, dirancang dan dibangun tanpa pemeriksaan.

·         Continuous Improvement:Siklus plan-do-check-action adalah dasar untuk perbaikan kualitas oleh Shewhart dan dimodifikasi oleh Deming. Selain itu, inisiatif perbaikan kualitas dilakukan oleh organisasi pertunjukan, seperti TQM dan Six Sigma, harus meningkatkan kualitas proyek manajemen serta kualitas produk proyek.

·         Management Responbility

·         Tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan agar berhasil

Tahapan-tahapan dalam Project Quality Management

1.      Plan Quality

• Plan quality managements: Input

a)       Project Management Plan
Scope Baseline
* Pernyataan project scope berisi deskripsi proyek, besar deliverable proyek, dan kriteria penerimaan. Ruang lingkup produk seringkali berisi rincian
* WBS
paket pekerjaan dan rekening kontrol yang digunakan untuk mengukur kinerja proyek
* WBS Dictionary memberikan informasi rinci untuk elemen WBS

b)      Schedule Baseline
* Mendokumentasikan kinerja jadwal diterima
* Mengukur awal dan akhir tanggal

c)      Cost Baseline
* Mendokumentasikan fase yang tepat untuk mengukur biaya kinerja dari suatu proyek.

d)     1.2 Stakeholder Register
Pendaftaran stakeholder dengan kepentingan tertentu yang berdampak pada kualitas.

e)      1.3 Risk Register
Informasi tentang ancaman dan peluang yang dapat mempengaruhi kualitas

f)       1.4 Requirements Documentation
Persyaratan dokumentasi menangkap persyaratan bahwa proyek harus memenuhi berkaitan dengan harapan kepentingan stakeholder

g)      1.5 Enterprise Enviromental Factors
Faktor lingkungan perusahaan yang berpengaruh terhadap proses kualitas, tetapi tidak terbatas pada:
a.peraturan lembaga pemerintah
b.aturan, standar dan pedoman spesifik untuk area aplikasi
c.bekerja / kondisi operasi dari proyek / produk yang berpengaruh.

h)      Organizational Process Assets
Aset proses organisasi yang berpengaruh terhadap proses kualitas, tetapi tidak terbatas pada:
a.kebijakan kualitas organisasi, prosedur dan pedoman
b.sejarah database
c.pelajaran dari proyek-proyek sebelumnya kebijakan mutu

• Plan quality management: Tools and technique

a)      Cost Benefit Analiysis
Termasuk pengerjaan ulang kurang, produktivitas yang lebih tinggi, menurunkan biaya dan kepuasan pemangku kepentingan yang meningkat kualitas biaya proses yang berkualitas dengan hasil yang diharapkan.

b)      Cost of Quality (COQ)
Semua biaya yang dikeluarkan selama umur produk dengan investasi dalam mencegah ketidaksesuaian dengan persyaratan, penilaian produk atau jasa untuk kesesuaian terhadap persyaratan dan kegagal untuk memenuhi persyaratan (pengerjaan ulang).

c)      Seven Basic Quality Tools
Histogram, adalah bentuk khusus dari bar chart yang digunakan untuk menggambarkan tendensi sentral, dispersi, dan bentuk distribusi statistik.

d)     Benchmarking
Membandingkan praktek proyek yang sebenarnya atau yang direncanakan dengan yang sebanding. Mengidentifikasi praktek terbaik, ide untuk perbaikan dan memberikan dasar untuk mengukur kinerja.

e)      Design of Experiments
Metode statistik untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mungkin spesifik dengan variabel dari suatu produk atau proses dalam pengembangan atau produksi.

f)       Additional Quality Planning Tools
Brainstoning
* Mengumpulkan ide-ide brainstorming dalam kelompok kecil dan kemudian ditinjau oleh kelompok yang lebih besar.
* Digunakan untuk menghubungkan dan pengurutan kegiatan  yang diidentifikasi.

g)      Meetings

•      Plan Quality Managements: Output
Quality Management Plan, rencana manajemen mutu menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan proses organisasi untuk melakukan kebijakan mutu.

a.       Process Improvement Plan
Process Improvment Plan, Proses perbaikan rincian rencana langkah-langkah untuk menganalisis manajemen proyek dan pengembangan produk

b.      Quality Metrics
Sebuah metrik kualitas khusus menggambarkan sebuah proyek atau atribut produk dan bagaimana proses kontrol kualitas akan mengukurnya. Pengukuran adalah nilai sebenarnya.

c.       Quality Checklists
Checklist adalah alat  terstruktur, biasanya komponen tertentu, digunakan untuk memverifikasi bahwa serangkaian langkah-langkah yang diperlukan dan telah

d.      Project Documents Updates
Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada:
* Stakeholder register
* Responsibility assignment matrix
* WBS and WBS Dictionary

2.      Perform Quality Control

Control quality ialah proses monitoring dan merekam hasil dari pelaksanaan control quality untuk menilai kinerja dan merekomendasikan perubahan yang diperlukan. Manfaat utama dari proses ini meliputi:
– mengidentifikasi penyebab dari proses yang buruk atau kualitas produk dan merekomendasikan dan / atau mengambil tindakan untuk dihilangkan
– memvalidasi bahwa deliverable proyek dan bekerja memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh pemangku kepentingan utama yang diperlukan untuk penerimaan akhir.

3.      Perform Quality Assurance

Perform Quality Assurance adalah proses audit persyaratan kualitas dan hasil dari kualitas mengontrol pengukuran untuk memastikan bahwa standar kualitas yang sesuai dan definisi operasional yang digunakan. kuncinya manfaat dari proses ini adalah bahwa ia memfasilitasi peningkatan kualitas proses.

E.     PROJECT  HUMAN RESOURCE  MANAGEMENT

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Human Resource Management System mempunyai 6 buah aktivitas utama, yaitu:

1. Employment Management
2. Performance Management
3. Career Development Management
4. Reward Management
5. Employee Relations Management
6. Termination System

Tahapan-tahapan dalam Project Human Resourcce Management:

1.    Plan Human Resource Management

•      Input

a)      Project Management Plan
Digunakan untuk mengembangkan manajemen sumber daya. Informasi yang ada dan berhubungan dengan sumber daya manusianya yaitu :
* Siklus hidup proyek dan proses yang akan dilakukan setiap fasa kegiatan
* Bagaimana kegiatan akan dilaksanakan untuk memenuhi tujuan proyek
* Perubahan rencana manajemenyang mendokumentasikan bagaimana manajemen itu akan dilakukan
* Bagaimana integritas project baseline bisa dijaga
* Kebutuhan dan metode komunikasi antar stakeholder1.2 Activity Resource

b)      Requirements
Perencanaan sumber daya manusia menggunakan kebutuhan sumber daya kegiatan untuk menentukan kenutuhan sumber daya manusia untuk proyek tersebut. Persyaratan awal mengenai anggota tim proyek yang diperlukan  dan kompetensi mereka secara progresif diuraikan sebagai bagian dari prosesRencana  Manajemen Sumber Daya Manusia.

c)      Enterprise Environmental Factors
Enterprise environmental factors yang mempengaruhi proses rencana manajemen sumber daya manusia antara lain :
* —Struktur dan budaya organisasi
* Sumber daya manusia yang sudah ada
* Persebaran geografis anggota tim
* Aturan administrasi personil
* Kondisi pasar

•      Tools and Techniques

a)      Organization Charts and Position Description
Berbagai format yang ada untuk mendokumentasikan peran anggota tim dan tanggung jawab. Sebagian besar format jatuh ke salah satu dari tiga jenis : hirarkis, matriks, dan orientasi teks. Selain itu, beberapa tugas proyek terdaftar dalam rencana anak perusahaan, seperti risiko, kualitas, atau rencana manajemen komunikasi. Apapun metode yang digunakan, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap paket pekerjaan memiliki seorang pemilik yang jelas dan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka. Contoh, format hirarkis dapat digunakan untuk merepresentasikan peran tingkat tinggi, sementara format berbasis teks mungkin akan lebih cocok untuk mendokumentasikan tanggung jawab rinci.

b)      Grafik Hierarkis
Struktur bagan organisasi tradisional dapat digunakan untuk menunjukkan posisi dan hubungan dalam grafis , format yang top-down.Pekerjaan struktur breakdown ( WBS ) dirancang untuk menunjukkan bagaimana proyek deliverable dipecah menjadi paket pekerjaan menyediakan cara untuk menunjukkan daerah tanggung jawab tingkat tinggi. Sementara WBS menunjukkan pengelompokan proyek deliverable , dengan rincian struktur organisasi diatur sesuai dengan departemen organisasi yang ada , unit , atau tim dengan kegiatan proyek atau paket pekerjaan yang terdaftar di bawah masing-masing departemen.

c)      Matriks berbasis grafik
Matriks tugas tanggung jawab adalah grid yang menunjukkan proyek sumber daya ditugaskan untuk setiap paket pekerjaan. Hal ini digunakan untuk menggambarkan hubungan antara pekerjaan paket atau kegiatan dan anggota tim proyek. Pada proyek yang lebih besar , RAM dapat dikembangkan di berbagai tingkatan. Misalnya, RAM tingkat tinggi dapat menentukan apa yang kelompok tim proyek atau unit bertanggung jawab dalam setiap komponen WBS , sementara tingkat rendah RAM yang digunakan dalam kelompok untuk menunjuk peran, tanggung jawab , dan tingkat wewenang untuk kegiatan tertentu.

d)     Format berorintasi teks
—Tanggung jawab anggota tim yang membutuhkan deskripsi rinci dapat ditentukan dalam format berorientasi teks. Biasanya dalam bentuk outline, dokumen memberikan informasi seperti tanggung jawab, wewenang, kompetensi, dan kualifikasi. —Dokumen-dokumen ini dapat digunakan sebagai template untuk proyek-proyek masa depan, terutama ketika informasi tersebut diperbarui sepanjang proyek ini dengan menerapkan pelajaran yang diperoleh.

e)      Networking, Adalah interaksi formal dan informal dengan orang lain dalam sebuah organisassi, industri, atau lingkungan profesional. —Manfaat manajemen sumber daya manusia dari suksesnya networking dengan meningkatkan pengetahuan dan akses ke aset sumber daya manusia seperti kompetensi yang kuat, pengalaman khusus, dan peluang kemitraan eksternal. Contoh kegiatan jaringan sumber daya manusia termasuk korespondensi proaktif, pertemuan makan siang, percakapan informal, termasuk rapat dan acara, konferensi perdagangan, dan symposium

f)       Organizational theory
—Teori organisasi memberi informasi tentang cara seseorang, tim, dan unit organisasi berperilaku. Teori organisasi yang berlaku mungkin merekomendasikan berolahraga gaya kepemimpinan yang fleksibel yang menyesuaikan dengan perubahan tingkat kematangan tim di seluruh siklus hidup proyek.

g)      Expert Judgement
Dalam rencana manajemen sumber daya manusia, expert judgement digunakan untuk:
*—Daftar kebutuhan awal untuk keterampilan yang dibutuhkan
*Menilai peran yang diperlukan untuk proyek berdasarkan deskripsi peran standar dalam organisasi
*—Menentukan tingkat upaya awal dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan proyek
*—Menentukan hubungan pelaporan yang dibutuhkan berdasarkan pada budaya organisasi
*—Memberikan pedoman lead time yang dibutuhkan untuk staf, berdasarkan pelajaran dan kondisi pasar
*—Mengidentifikasi risiko yang terkait dengan akuisisi staf, retensi, dan rencana rilis, dan
*Mengidentifikasi dan merekomendasikan program untuk mematuhi pemerintah yang berlaku dan kontrak serikat.

h)      Meetings
Ketika perencanaan manajemen sumber daya manusia dalam sebuah proyek, tim manajemen proyek akan mengadakan rapat perencanaan. Rapat atau meeting ini berpengaruh terhadap kombinasi alat dan teknik lain yang mengijinkan semua anggota tim manajemen proyek untuk mencapai tujuan dari rencana manajemen sumber daya manusia.

•      Output

a)      Human resources management plan
Merupakan bagian dari project management plan yang memberi keterangan bagaimana sumber daya manusia proyek didefinisikan, dibagi, diatur, dan dilepaskan. human resources management plan termasuk diantaranya:
* —Role and responsibility
* Project organization charts
* Staffing management planRoles and responsibility
—* Peran : fungsi yang diasumsikan seseorang dalam proyek. Misal peran sebagai analis bisnis, harus jelas perannya tentang kewenangan, tanggung jawab, dan batasan.
*— Kewenangan : hak untuk menggunakan sumber daya proyek, membuat keputusan, menandatangani penerimaan, menerima hasil, dan mempengaruhi yang lain untuk melaksanakan kegiatan proyek.
* Tanggung  jawab : tugas yang diberikan dan kegiatan dari anggota tim proyek yang diharapkan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
* Kompetensi : keterampilan dan kapasitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan tertentu dalam batasan proyek.

b)      Project organization charts
—Adalah grafik yang menggambarkan anggota tim proyek dan hubungannya. Bisa berupa formal dan informal, sangat detil, dibuat berdasarkan kebutuhan proyek. Misalnya project organization chart untuk 3000 orang tim tanggap bencana harus mempunyai detail lebih besar dari project organization chart untuk internal yang hanya terdiri dua puluh orang.

c)      Staffing management plan
Adalah komponen yang menjelaskan kapan dan bagaimana anggota tim proyek dibutuhkan dan berapa lama mereka dibutuhkan.  Rencana ini selalu diupdate berkala selama proyek berlangsung.

d)     Informasi yang ada meliputi
* —Staff aquistion : jumlah pertanyaan yang ada ketuka perencanaan akuisisi anggota tim proyek.
* —Resources calendars : kalender yang mengidentifikasi hari dan shift kerja dari setiap sumber daya yang ada.
* —Staff release plan : menentukan metode dan waktu pelepasan anggota tim yang menguntungkan kedua pihak tim proyek dan anggota tim.
* Training needs : jika terdapat anggota tim yang belum memenuhi kompetensi yang dibutuhkan, training bisa menjadi salah satu bagian proyek.
* Recognition and rewards : kriteria jelas untuk reward dan sistem terencana atas bantuan mepromosikan dan meningkatkan perilaku yang diinginkan.
* Compliance : termasuk strategi untuk mematuhi aturan pemerintah yang berlaku, kontrak, dan aturan SDM lain
* Safety : aturan dan prosedur yang melindungi anggota tim dari bahaya bisa termasuk dalam staffing management plan juga dalam risk register.

2.    Acquire Project Team

•      Input

a)      Human resource Management Plan
Menyediakan panduan tentang bagaimanaa project human resource diidentifikasi , dimanage , diorganisir dan direlease. Termasuk didalamnya:
-Peran dan tanggungjawab dalam menentukan posisi, skills dan kompetensi yang diinginkan suatu proyek
-Project organization chart yang mengindikasikan jumlah orang yang dibutuhkan untuk suatu proyek dan

b)      Staffing management,  plan yang membagi time period tiap member tim yang dibutuhkan dan informasi lainnya yang penting untuk tim proyek.

c)      Enterprise Environmental Factors
Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses untuk memperoleh tim proyek, tetapi tidak terbatas pada:
-Informasi yang ada pada human resource termasuk kemampuan , level kompetensi , pengalaman , ketertarikan dalam suatu pekerjakan dan bayaran
-Kebijakan administrasi yang berefek pada tenaga outsourcing
-Organizational structure
-Colocation/multiple location

d)     Organizational process asset
Adalah rencana, proses, kebijakan , prosedur dan pengetahuan berdasarkan penggunaan spesifik dan digunakan untuk melakukan organisasi, Seperti artifact, praktik atau pengetahuan dari mana saja atau dari semua organisasi yang berhubungan dalam proyek yang dapat digunakan untuk melaksanakan proyek dan berpengaruh pada project human resource

·         Tools and technique

a)       Pra-assignment
Ketika anggota tim proyek yang dipilih di awal, mereka dianggap pra-ditugaskan. Situasi ini dapat terjadi jika hasil dari orang – orang  tertentu yang dijanjikan sebagai bagian dari proposal yang kompetitif, jika proyek tergantung pada keahlian dari orang – orang tertentu jika beberapa tugas staf didefinisikan dalam project charter.

b)      Negotiation
Kemampuan negosiasi dalam sebuah tim sangat penting untuk mempengaruhi orang lain dalam melakukan kesepakatan dalam sebuah proyek seperti yang diinginkan oleh beberapa pihak.

c)      Acquisition
Bila organisasi yang berkinerja tidak memiliki staf in-house yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, layanan yang dibutuhkan dapat diperoleh dari sumber luar. Hal ini dapat melibatkan jasa konsultan individu atau pekerjaan subkontrak ke organisasi lain.

d)     Tim Virtual
Penggunaan tim virtual menciptakan kemungkinan baru ketika memperoleh anggota tim proyek. Tim virtual dapat didefinisikan sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama yang memenuhi peranan mereka dengan sedikit waktu atau tidak menghabiskan wktu pertemuan face to face, cukup dengan Ketersediaan komunikasi elektronic seperti email, konferensi audio. Format tim virtual memungkinkan untuk:
* Pembentukan tim orang dari perusahaan yang sama yang tinggal di daerah geografis yang luas.
* Tambahan keahlian khusus untuk tim proyek meskipun si ahli tersebut tidak ada di dalam wilayah geografis yang sama.
* Memasukkan karyawan yang bekerja dari home office
* Bentuk tim orang yang bekerja shift yang berbeda atau jam.
* Dapat memasukan orang dengan kemampuan mobilitas yg terbatas
* Melaksanakan project dengan keterbatasan wilayah

e)      Tim Virtual (lanjutan)
Bagaimanapun juga terdapat kelemahan dari tim virtual seperti , kemungkinan terjadinya kesalahpahaman , kesulitan dalam hal sharing ilmu/pengalaman dll .

f)       Communication planning ,adalah hal yang sangat penting dalam pembentukan tim virtual .tambahan waktu bisa saja dibutuhkan untuk memastikan tujuan yang jelas, memfasilitasi komunikasi, pengembangan protokol untuk menyelesaikan masalah, memaukan orang dalam pengambilan keputusan , mengerti perbedaan budaya, dll.

g)       Multi criteria decision analysis
Adalah pilihan dari kriteria yang sering digunakan sebagai bagian dari memperoleh tim proyek . Dengan menggunakan multi- criteria decsion analysis tool, suatu kriteria dapat dikembangkan dan digunakan untuk melakukan penilaian terhadap tim member yang potensial. Kriteria ini dibebankan berdasarkan pentingnya terhadap kebutuhan tim . Contoh kriteria yang dpat dimasukan:
-Availability. Melakukan identifikasi mana saja tim member yang tersedia untuk bekerja pada suatu proyek dalam kurun waktu yang dibutuhkan .
-Cost . Verifikasi jika tambahan cost pada anggota timmasuk dalam budget
-Experience. Verifkasi apakah tim proyek mempunyai pengalaman yang berhubungan dengan proyek untuk berkontribusi dalam proyek tersebut
-Ability . Verifikasi apakah tim proyek mempunyai kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek
-Knowledge. Mempertimbakan jika tim member memiliki pengetahuan yang relevan pada kostumer , proyek yang sama dan perbedaan dari lingkungan proyek
-Skills . Menentukan apakah member memiliki skill yang relevan untuk menggunakan alat proyek ,implementasinya atau pelatihannya
-Attitude. Menentukan apalakah member memiliki kemmapuan untunnk bekerja dengan anggota lainya sebagai tim
-International factor . Mempertimbangkan lokasi tim member, waktu dan kemampuan komunikasi

•      Output

a)       Project Staff assignment
Proyek ini dikelola ketika orang yang tepat telah ditetapkan melalui metode yang dijelaskan sebelumnya.

b)      Resource callendar
Mendokumentasikan periode waktu yang masing-masing anggota tim proyek dapat bekerja pada proyek tsb . Misal jadwal cuti dsb agar sinkron.

c)      Project management plan update
Elemen dari project management plan tetapi tidak terbatas pada human resource management plan . Contohnya, orang yang direkrut untuk peran tertentu bisa jadi tidak memenuhi semua requiremeny yang dibutuhkan pada human resouce management plan . Ketika terjadi perbedaan , project management plan butuh update dari struktur tim , peran dan tanggungjawab dari tim proyek.

3.    Develop Project Team

Sebuah proses peningkatan kompetensi, interaksi tim,dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk meningkatkan kinerja proyek Pengelola proyek harus memperoleh keterampilan untuk mengidentifikasi membangun, mempertahankan, memotivasi, memimpin dan menginspirasi tim proyek untuk mencapai kinerja tim yang tinggi dan untuk memenuhi tujuan proyek.

Develop project ini adalah tanggungjawab dari project manager yang harus dapat melakukan identifikasi , membangun , kontrol , memotivasi , memimpin dan menginspirasi tim proyek dengan tujuan mendapatkan performansi yang tinggi . Manager proyek harus membangun lingkugnan yang dapat memfasilitasi teamwork, karena teamwork adalah faktor yang sangat berpengaruh dalam proyek.

Tujuan dari developing tim proyek diantaranya :
* Meningkatkan pengetahunan dan skills dari anggota tim untuk meningkatkan kemampuan merekauntuk menyelesaikan proyek yang deliverables , dengan cost yang lebih rendah , schedule yang lebih rendah juga tetapi kualitas bagus
* Meningkatkan perasaan percaya dan setuju kepada tim untuk menaikan semangat, mengecilkan konflik dan meningkatkan team work.
* —Membuat suatu tim yang dinamis , cohesiv dan kolaborativ
* Meningkatkan produktivitas individual dan tim , semagat tim dan kerjasama.

 

 

4.    Management Project Team

Mengelola tim proyek adalah proses tracking kinerja anggota tim, memberikan umpan balik, memecahkan masalah, dan mengelola perubahan tim untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu mempengaruhi perilaku tim, mengelola konflik, menyelesaikan masalah, dan menilai kinerja anggota tim. Mengelola tim proyek memerlukan berbagai keterampilan manajemen untuk mengembangkan kerja tim dan mengintegrasikan upaya anggota tim untuk membuat tim berkinerja tinggi. Tim manajemen melibatkan suatu kombinasi dari keterampilan dengan penekanan khusus pada komunikasi, manajemen konflik, negosiasi, dan kepemimpinan.

F.     PROJECT  COMMUNICATION  MANAGEMENT

Project Communication Management termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:
1. Plan Communication Management

Plan Communication Management merupakan proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasrakan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan untuk berkomunikasi dengan efektif dan efisien dengan stakeholders.

a.      Inputs:

1. Project management plan

2. Stakeholder register

3. Enterprise environmental factors

4. Organizational process assets

b.      Tools and Techniques:

1. Communication requirement analysis

2. Communication technology

3. Communication models

4. Communication methods

5. Meetings

c.       Outputs:

1. Communications management plan

2. Project document updates

2. Manage Communication
Manage communication adalah proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan, dan penempatan dari informasi proyek berdasrakan communication management plan. Fungsi utama dari proses ini adalah dapat melakukan efisiensi dan efiktivitas dalam berkomunikasi antara proyek stakeholders.

a.      Inputs:

1. Communication management plan

2. Work performance reports

3. Enterprise environmental factors

4. Organizational process assets

b.      Tools and Techniques:

1. Communication technology

2. Communication models

3. Communication methods

4. Information management systems

5. Performance reporting

c.       Outputs:

1. Project communications

2. Project communication plan updates

3. Control Communication
Control communication adalah proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

G.    PROJECT  RISK  MANAGEMENT

Control communication adalah proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

1.       Plan Risk Management

•            Proses mendefinisikan bagaimana melakukan aktivitas manajemen risiko untuk proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memastikan bahwa tingkat, jenis, dan visibilitas( keadaan dapat dilihat dan diamati ) manajemen risiko yang sepadan dengan resiko dan pentingnya proyek untuk organisasi.

•            Rencana manajemen risiko sangat penting untuk berkomunikasi dan mendapatkan persetujuan dan dukungan dari semua pemangku kepentingan untuk memastikan proses manajemen risiko didukung dan dilakukan secara efektif selama siklus hidup proyek.

.

2.       Identify Risks

Proses menentukan risiko yang dapat mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan

karakteristik mereka.

3.       Perform Qualitative Risk Analysis

Proses memprioritaskan risiko untuk analisis lebih lanjut atau tindakan dengan menilai dan menggabungkan probabilitas terjadinya mereka dan dampaknya

4.       Perform Quantitative Risk Analysis

Proses numerik menganalisis pengaruh dari identifikasi resiko pada tujuan proyek secara keseluruhan.

5.      Plan Risk Responses

Proses pengembangan pilihan dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan untuk mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.

6.       Control Risks

Proses pelaksanaan rencana tanggap risiko, mengidentifikasi risiko, monitoring sisa risiko, mengidentifikasi risiko baru, dan mengevaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek.

•            Risiko proyek adalah peristiwa atau kondisi yang tidak pasti , memiliki efek positif atau negatif pada satu atau lebih pada tujuan proyek seperti ruang lingkup , jadwal , biaya , dan kualitas .

•             Sikap risiko baik organisasi dan para pemangku kepentingan dapat dipengaruhi oleh sejumlah faktor , yang secara luas diklasifikasikan menjadi tiga tema :

ü  Risk appetite, yang merupakan tingkat ketidakpastian suatu entitas

ü  Risk tolerance, yang merupakan tingkat, jumlah, atau volume risiko toleransi organisasi atau kehendak individu.

ü  Risk threshold, yang mengacu pada langkah-langkah di sepanjang tingkat ketidakpastian atau tingkat dampak di mana  pemangku kepentingan mungkin memiliki

 kepentingan tertentu.

H.    PROJECT  PROCURE  MANAGEMENT

Project Procurement Management mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar  organisasi .

Why Outsource

ü  Agar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis  utamanya

ü  Mempermudah akses keterampilan dan teknologi

ü  Memberikan fleksibilitas

ü  Meningkatkan akuntabilitas

1.      Plan Procurement Management

Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

2.      Conduct Procurement

proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.

3.      Control Procurement

Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.

4.       Close Procurement

adalah proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan

Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable  sudah diselesaikan.

Sumber:
http://informatika.web.id/penyusunan-team-proyek.htm